электронный документооборот: время — деньги!
В своей повседневной деятельности саморегулируемая организация имеет дело с огромным количеством документов. Сюда входят документы, связанные с внутренней работой организации, переписка с членами СРО и регулирующими органами.
Соответственно, существует потребность в обеспечении учета и хранения документов. Для этого необходим соответствующий персонал и определенные финансовые ресурсы.
При работе с членами СРО саморегулируемая организация обязана осуществлять отправку приглашений на общие собрания, материалов к ним, уведомлений о проведении плановых проверок, актов контрольных проверок, вызовов на заседание дисциплинарной комиссии, решений дисциплинарной комиссии. Кроме того, потенциальные и действующие члены СРО направляют в адрес саморегулируемой организации документы при вступлении, при перевыдаче свидетельств о допуске к работам, при проведении контрольных проверок.
Нередко требуется оперативная доставка отправлений, поскольку сроки по обмену документами крайне коротки. Если СРО объединяет организации, находящиеся в разных регионах страны, сроки предоставления документов могут растягиваться на неопределенный период. Ситуации, когда в СРО состоят организации из разных регионов, вполне обычны. Это типично для отраслевых СРО.
Итак, с одной стороны, почта не гарантирует сроки доставки, а с другой — использование курьерских служб требует достаточно серьезных затрат. С ростом численности членов СРО существенно возрастают и расходы на переписку. Еще одна, не менее важная проблема – проблема хранения документов на бумажных носителях. Саморегулируемая организация должна организовывать работу с документами – помещение бумаг в архив, ведение и пополнение архива.
Помимо взаимодействия с членами СРО, саморегулируемые организации обязаны предоставлять довольно широкий перечень документов регулирующим органам. Сроки предоставления документов, как правило, достаточно жестко ограничены.
Перечень документов и сроки их предоставления для строительных, проектных и изыскательских СРО устанавливаются Федеральным законом от 01.12.2007 № 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях», Градостроительным кодексом РФ и другими актами. Среди документов, которые необходимо представлять регулятору:
• Стандарты и правила саморегулируемой организации, условия членства в ней и внесенные в них изменения — в течение семи рабочих дней после их внесения;
• Сведения об изменениях документов, указанных в пункте 6 Правил ведения государственного реестра саморегулируемых организаций – сюда входят и копии документов, подтверждающих государственную регистрацию членов СРО, и перечень членов СРО с указанием вида деятельности, и многое другое;
• Сведения о выдаче свидетельства о допуске, о внесении изменений, о приостановлении, о возобновлении, об отказе в возобновлении или о прекращении действия данных свидетельств – отправка в день принятия решения;
• Сведения об изменении данных саморегулируемой организации (наименование, адрес, телефон и др.) или данных членов СРО (ИНН, наименование, адрес и др.).
В итоге, саморегулируемая организация вынуждена расходовать заметные средства на почтовую или курьерскую доставку документов и непосредственно на оформление – распечатывание – документов на бумажных носителях.
Таким образом, на сегодняшний день саморегулируемая организация затрачивает значительный объем собственных ресурсов на взаимодействие с регулирующим органом и с собственными членами. Применение современных технических средств позволило бы значительно упростить процедуры документооборота, облегчило работу с регулятором и членами СРО. При этом саморегулируемая организация смогла бы снизить финансовую нагрузку на членов СРО за счет уменьшения размера взносов.
Переход на электронный документооборот позволил бы исключить затраты на переписку и упростить работу с документами. Под электронным документооборотом понимается обмен документами в электронном виде и использование электронной цифровой подписи для авторизации документов.
Электронная цифровая подпись — это информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с таким документом. Необходима для определения лица, подписавшего электронный документ.
Фактически электронная подпись представляет собой реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа электронной подписи.
Электронная подпись обеспечивает:
- Контроль целостности передаваемого документа — при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись становится недействительной.
- Защиту от изменений (подделки) документа — гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным.
- Невозможность отказа от авторства – поскольку создать корректную подпись можно, только зная закрытый ключ, известный исключительно владельцу, он не может отказаться от своей подписи под документом. Этим же фактором обеспечивается доказательное подтверждение авторства документа.
На сегодняшний день разработаны и действуют следующие нормативно-правовые документы, регулирующие работу с электронной подписью:
- Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- ГОСТ Р 34.10-2001. В соответствии с этим стандартом, термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.
С технической точки зрения для перехода на электронный документооборот также никаких препятствий нет. Отработаны технологии управления открытыми ключами и хранения закрытого ключа, где вообще предлагается достаточно широкий выбор устройств – дискеты, смарт-карты, USB-брелоки, таблетки Touch-Memory. Ориентировочная стоимость услуг по организации системы электронной подписи составляет порядка нескольких тысяч рублей за комплект.
В свою очередь, на уровне СРО необходимо принять соответствующее решение на общем собрании – после этого можно работать с членами СРО с использованием ЭЦП. Для взаимодействия с регулятором с обязательным использованием электронно-цифровой подписи необходим приказ Ростехнадзора.
Как отметил генеральный директор СРО НП «Э.С.П.» Дмитрий Мурзинцев: «Электронный документооборот – крайне перспективная форма организации работы саморегулируемой организации. С его помощью можно существенно сократить сроки «доставки» документов до адресатов и высвободить достаточно заметный объем ресурсов партнерств. СРО НП «Э.С.П.» принимает самое активное участие в разработке данного вопроса, мы надеемся, что уже в ближайшем будущем электронный документооборот будет реализован в повседневной практике саморегулируемых организаций».
Метки: Дмитрий Мурзинцев, саморегулируемые организации, СРО, СРО НП «Э.С.П.», электронный документооборот
